Trong lĩnh vực vận tải xuất nhập khẩu, khái niệm Debit Note và Credit Note khá quen thuộc và thông dụng. Để hiểu rõ Debit Note là gì và có thêm kiến thức về thuật ngữ này hãy cùng Làm Chủ Tài Chính tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Tìm hiểu:
Debit Note ( Giấy báo nợ) Là Gì?
Debit Note – Giấy báo nợ được biết đến là một loại chứng từ quan trọng được sử dụng trong giao dịch logistic xuất nhập khẩu dùng để điều chỉnh tăng giá trị trên hóa đơn. Chứng từ này được bên mua hàng xuất ra và chuyển đến cho bên bán khi trả lại hàng hóa vay mua.
Có thể thấy rõ Debit Note sẽ cung cấp thông tin quan trọng cho bên mua hàng về việc thanh toán hóa đơn. Đây cũng được xem như là lời nhắc nợ của bên bán hàng dành cho bên mua hàng khi đến kì thanh toán.
Đặc Điểm Của Debit Note ( Giấy báo nợ)
Giấy báo nợ thường có một số đặc điểm cơ bản dưới đây:
- Giấy báo nợ thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và daonh nghiệp. Giao dịch phổ biến nhất là gia hạn tín dụng.
- Debit note được ví như chứng từ xác thực tỷ lệ hoa hồng mà doanh nghiệp phải trả cho đại lý. Debit note sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản sẽ do doanh nghiệp giữ, bản còn lại khách hàng sẽ giữ.
- Debit note có vai trò vô cùn quan trọng, sau khi hàng cập bến, phía ngân hàng sẽ tiến hành nghiệm thu tiền thông qua các con số được ghi trên chứng từ này.
- Debit note thường có dạng thư. Nội dung trong chứng từ có thể không yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng ngay lập tức nếu debit note được sử dụng để thông báo cho bên mua về các khoản nợ sắp tới.
Nội Dung Được Cung Cấp Trong Debit Note
Debit Note sử dụng trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin liên quan hoặc nhắc các hóa đơn sắp đến hạn thanh toán.
- Giao dịch gia hạn tín dụng khi bên bán đã giao hàng nhưng bên mua chưa thanh toán đơn hàng.
- Trường hợp trả lại hàng thì tổng số tiền tín dụng đã giải ngân sẽ kèm cả hàng bị trả lại và lý do trả hàng.
Các Dạng Khác Của Giấy Báo Nợ (Debit Note)
Giấy báo nợ được cấp dưới những form đó là:
- Dạng biên lai vận chuyển hàng hóa: khi chưa thanh toán giá trị đơn hàng thì bên mua hàng quyền sử dụng hàng hóa và có thể trả hàng nếu kiểm tra chất lượng hàng hóa không đảm bảo, không phù hợp ( có bằng chứng kèm theo).
- Dạng bưu thiếp: nhắc nhở khoản nợ sắp đến hạn thanh toán kèm thông tin liên hệ liên quan, thông tin cách giải quyết nợ…
Điều Kiện Xuất Giấy Báo Nợ (Debit Note) Là Gì?
Để có thể xuất giấy báo nợ, cần đáp ứng các điều kiện dưới đây:
- Khi làm thủ tục hải quan, phía đại lý sẽ chọn Debit Note trong mục “HBL Details Add”.
- Doanh nghiệp cũng phải chủ động thêm vào các khoản phải thu khác. Khi làm xong chứng từ ở dạng file doc, phải gửi ngay cho các đại lý để họ tiến hành làm thủ tục shipping.
Ý Nghĩa Của Debit Note Là Gì?
Chúng ta có thể hiểu rằng Debit Note là 1 dạng hóa đơn điều chỉnh giá trị, chủ yếu sẽ được sử dụng trong mô hình B2B tức là mô hình giao dịch giữa 2 hay nhiều công ty.
Debit Note được phát hành bởi nhà cung cấp trong 2 trường hợp sau:
- Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị thuế được ghi thấp hơn giá trị thực tế cần nộp.
- Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị tính thuế được tính trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế.
Giấy Báo Nợ Có Phải Là Chứng Từ Bắt Buộc Không?
Giấy báo nợ không phải là chứng từ bắt buộc mà đây chỉ là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và không phải Doanh nghiệp nào cũng sử dụng giấy báo nợ để nhắc nợ.
Các Mẫu Debit Note Phổ Biến
Dưới đây mình sẽ liệt kê một số mẫu Debit Note phổ biến hiện nay.
Credit Note Là Gì?
Credit Note cũng là một chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại xuất nhập khẩu, ghi số tiền mà bên cung cấp hàng hóa dịch vụ cần giao cho người tiêu dùng. Hóa đơn Credit Note được xuất khi người mua hàng muốn trả lại hàng khi sản phẩm có lỗi, không giống như cam kết. Khi đó, người bán có trách nhiệm hoàn trả tiền.
Ngoài ra, Credit Note cũng được xuất khi trả lại tiền thừa khi giao dịch mua bán cho bên mua. Những thông tin cần ghi trong chứng từ Credit Note và Debit Note cần chi tiết, rõ ràng, cụ thể:
- Họ & Tên, địa chỉ và mã số GSTIN của nhà cung cấp.
- Bản chất của tài liệu.
- Số seri nhà sản xuất duy nhất cho một năm tài chính.
- Ngày phát hành tài liệu.
- Họ tên, địa chỉ, GSTIN/Số ID duy nhất của người nhận (nếu do bên người nhận đăng ký).
- Số seri và ngày phát hành hóa đơn thuế tương ứng (nếu có)
- Giá trị tính thuế của hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế (nếu có)
- Chữ ký viết hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.
So Sánh Sự Khác Nhau Giữa Debit Note Và Credit Note
Credit Note và Debit Note đều là hóa đơn điều chỉnh giá trị nhưng ý nghĩa của mỗi loại hoàn toàn khác nhau:
- Debit Note được xuất khi điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa dịch vụ. Bên mua sẽ xuất Debit Note để yêu cầu bên bán cung cấp Credit Note.
- Credit Note được xuất khi điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa dịch vụ trong hóa đơn. Khi hàng hóa xảy ra lỗi từ phía nhà sản xuất, thì bên mua có quyền yêu cầu trả hàng và hoàn tiền. Credit Note sẽ hủy giá trị hóa đơn bên bán đã phát hành trước đó.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:
| Tiêu chí so sánh | Debit Note | Credit Note |
| Loại hóa đơn | Hóa đơn điều chỉnh tăng | Hóa đơn điều chỉnh giảm |
| Người xuất | Người mua gửi người bán | Người bán gửi người mua |
| Mục đích | Yêu cầu người bán xuất Credit Note để tăng giá trị hóa đơn trước đó | Hủy một phần giá trị trước đó của hóa đơn bán hàng |
Kết Luận
Qua bài viết này, hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ khái niệm Debit Note là gì, ý nghĩa và các dạng chứng từ Debit Note sử dụng khi giao dịch thương mại xuất nhập khẩu. Credit Note cũng là hóa đơn điều chỉnh giá trị như Debit Note nhưng mục đích sử dụng và ý nghĩa trái ngược với Debit Note.
Thông tin được biên tập bởi: lamchutaichinh.vn