Lưu ý: Nếu có góp ý bổ sung vui lòng liên hệ: lamchutaichinh.vn@gmail.com

Quy trình (Procedure) là gì? Quy trình khác quá trình ra sao?

2/5 - (4 bình chọn)
1160 Views

Hầu hết quá trình hoạt động trong đời sống xã hội của con người đều có sự xuất hiện của quy trình (procedure). Chẳng hạn như kinh doanh, sản xuất, đào tạo, nghiên cứu, nghệ thuật…

Vậy quy trình được định nghĩa như thế nào? Quy trình (procedure) là gì? Quy trình khác quá trình ra sao?

Xem thêm:

Quy trình (Procedure) là gì?

Bất cứ một hoạt động, công việc nào đó cũng nên có quy trình (procedure) để đạt được hiệu quả tối ưu. Quy trình là bước khởi đầu quan trọng khi thực hiện một công việc, một hoạt động nào đó.

Qui trình (Procedure) là gì?
Qui trình (Procedure) là gì?

Khái niệm quy trình (procedure)

Quy trình tiếng anh được gọi là procedure, là thuật ngữ thường sử dụng trong lĩnh vực kinh tế. Quy trình là cách thức để thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó theo đúng yêu cầu. Quy trình mang tính chính xác và bắt buộc cao.

Có thể hiểu nôm na quy trình như một phương thức được thiết lập sẵn để vận hành công việc, hoạt động đem đến kết quả nhất định. Quy trình xác nhận đầu vào quá trình(các yếu tố cần thiết cho quá trình) và thiết lập cách thức thực hiện, thúc đẩy quá trình đi đến đầu ra (kết quả cần đạt được của quá trình).

Ví dụ: quy trình tuyển dụng nhân sự của một công ty. Nội dung quy trình sẽ hướng tới cách thức thực hiện quá trình tuyển dụng nhân sự cho công ty đó. Nội dung quy trình sẽ đáp ứng các câu hỏi:

  • Đầu vào quá trình ( tất cả những yếu tố cần để thúc đẩy quá trình hướng đến kết quả tuyển dụng)
  • Đầu ra quá trình ( Kết quả tuyển dụng cần đạt được)
  • Ai thực hiện tuyển dụng?
  • Thời gian thực hiện tuyển dụng?
  • Địa điểm tuyển dụng ở đâu?
  • Tiêu chuẩn tuyển dụng như thế nào?
  • Lưu ý khi thực hiện quá trình tuyển dụng.

Qui trình hay quy trình?

Rất nhiều người nhầm lẫn về 2 cụm từ này và cụm từ đúng là QUY TRÌNH.

Phân loại quy trình (procedure)

Dựa trên cấu trúc vật liệu của sản phẩm hoặc là các ứng dụng khoa học bên trong quy trình phân làm 2 dạng. (Phân loại này không xét tới quy mô lớn nhỏ)

Quy trình đơn giản

Đây là những quy trình hoạt động tạo ra sản phẩm có kết cấu đồng nhất về vật liệu, không ứng dụng khoa học phức tạp, chỉ ứng dụng một vài ngành khoa học, hay chỉ đơn giản là lắp ráp cơ học.

Ví dụ quy trình đơn giản:

  • Quy trình kinh doanh: qui trình bán hàng, qui trình tuyển dụng, qui trình chăm sóc khách hàng…
  • Quy trình đào tạo: qui trình đào tạo chuyên viên bán hàng, qui trình đào tạo công nhân may, qui trình đào tạo thợ sửa chữa…
  • Quy trình làm việc: qui trình giám sát, qui trình quản đốc…

Quy trình phức hợp

Đây là những quy trình tạo ra các loại sản phẩm kết hợp phức tạp, nhiều cấu trúc vật liệu khác nhau, ứng dụng nhiều ngành khoa học chuyên sâu.

Ví dụ quy trình phức hợp:

  • Quy trình chế tạo: quy trình chế tạo vũ khí, quy trình chế tạo tên lửa, quy trình chế tạo bom nguyên tử
  • Quy trình nghiên cứu: quy trình nghiên cứu vaccine, quy trình nghiên cứu thuốc chữa bệnh…
  • Quy trình sản xuất: quy trình sản xuất ô tô, quy trình sản xuất máy bay, quy trình sản xuất điện thoại…

Đặc điểm của quy trình (Procedure)

Hiểu được khái niệm quy trình (procedure) bạn cũng cần phải nắm rõ cả đặc điểm của quy trình để có thể ứng dụng thực hiện hoặc tạo ra quy trình một cách hiệu quả.

Quy trình mang tính bó buộc, tuân thủ cao, không thay đổi trong quá trình thực hiện. Thường được thiết lập theo thứ tự để dễ dàng áp dụng.

Đặc điểm của qui trình (Procedure)
Đặc điểm của qui trình (Procedure)

Quy trình được xây dựng một cách xúc tích, rõ ràng và cụ thể giúp đơn giả hóa hoạt động, nhiệm vụ hoặc công việc.

Một đặc điểm quan trọng khác của quy trình là mang tính chính xác cao, sát với thực tế.

Đánh giá ưu và nhược điểm của Quy trình

Ưu điểm của quy trình: Quy trình giúp đơn giản hóa các công việc phức tạp,đảm bảo an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Quy trình giúp tăng năng xuất, hiệu quả công việc, dễ dàng mở rộng quy mô sản xuất. Giúp việc phối hợp công việc nhóm dễ dàng.

Nhược điểm của quy trình: có thể gây rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính, khó kiểm soát chất lượng, dễ tắc nghẽn. Quy trình còn mặc nhiên chứa đựng sự giới hạn của nguồn chi thức khởi phát.

Vì sao cần phải có quy trình (Procedure)?

Một công việc có thiết lập quy trình cụ thể sẽ được vận hành trơn tru và cho kết quả tốt hơn. Hãy cùng xem qua những lợi ích mà quy trình có thể mang lại:

  • Giúp đơn giản hóa, cụ thể công việc, nhiệm vụ.
  • Phân bổ công việc hợp lý, tăng năng suất, chất lượng công việc.
  • Dễ dành gắn kết, tổ chức hoạt động công việc nhóm (teamwork)
  • Hỗ trợ quản lý công việc, kiểm tra, theo dõi, đánh giá.

Cụ thể, đối với một doanh nghiệp khi không có quy trình làm việc rất có thể xuất hiện các vấn đề: Hiệu suất làm việc kém do không có trình tự công việc rõ ràng, thời gian đạt được kết quả công việc kéo dài vì thiếu sự phân bổ hợp lý, phối hợp làm việc nhóm kém hiệu quả, khó khăn trong việc quản lý công việc.

Vì sao cần phải có qui trình (Procedure)?
Vì sao cần phải có qui trình (Procedure)?

Không những thế thiết lập quy trình còn giúp quá trình làm việc đạt được kết quả đồng đều, giảm bớt chi phí, thời gian và nhân lực. Quy trình làm việc rõ ràng cũng giúp giảm thiểu rủi do trong quá trình thực hiện công việc nhờ xác định được đầu vào, thứ tự vận hành, đối tượng phụ trách…

Còn đối với một nhân viên người trực tiếp áp dụng quy trình vào công việc mà nói. Quy trình giúp dễ dàng triển khai, nhanh chóng hoàn thành công việc. Cùng với đó cũng xác định được phải làm như thế nào mới có kết quả theo đúng yêu cầu.

Đồng thời một người làm việc theo quy trình cũng dễ dàng nhìn những thấy khúc mắc trong công việc, tháo gỡ giải quyết sẽ hiệu quả hơn. Tiết kiệm sức lực, thời gian làm việc.

Với hàng loạt những lợi ích như vậy, rõ ràng việc thiết lập, xây dựng quy trình là cần thiết, thậm chí còn rất quan trọng trong mỗi hoạt động, công việc.

Phương pháp thiết lập một quy trình làm việc

Quy trình làm việc là một trong những quy trình phổ biến, được áp dụng rộng rãi nhất. Để có thể thiết lập được một quy trình làm việc tiêu chuẩn cần thực hiện theo 6 bước sau:

Bước 1: xác định mục tiêu của công việc cần hướng tới

Để thiết lập được một quy trình tiêu chuẩn cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu quy trình muốn hướng tới là gì? Ví dụ: gia tăng doanh số bán hàng.

Bên cạnh đó phải xác định được phạm vi áp dụng quy trình, xác định phạm vi sẽ giúp hiểu rõ đối tượng phải tuân thủ quy trình. Ví dụ: cá nhân, văn phòng, bộ phận…

Bước 2: Xác định các bước của quy trình làm việc.

Các bước của quy trình được xác định dựa trên tính chất công việc, cần biết cách chọn lọc để thiết lập quy trình có tính khả thi cao. Thông thường công thức 5W-1H-5M được áp dụng để phân tích các bước của quyi trình làm việc.

Trong đó 5W-1M là:

  • What (là gì): đặt ra các đầu vào, các yếu tố cần để thực hiện quá trình.
  • Why (tại sao): đặt ra mục tiêu công việc cần đạt được.
  • When (khi nào): xác định thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc.
  • Where (ở đâu): Địa điểm, nơi thực hiện quá trình làm việc.
  • How (như thế nào): cách thức thực hiện công việc như thế nào.

5M bao gồm:

  • Man (nhân lực): xác định nhân sự thực hiện qui trình, đánh giá trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm nhân sự.
  • Money (tiền): xác định lượng ngân sách thực hiện qui trình.
  • Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu): xác định tiêu chuẩn nhà cung ứng và tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
  • Machine (máy móc / công nghệ): Tiêu chuẩn máy móc, công nghệ áp dụng.
  • Method (phương pháp làm việc): xác định qui trinh làm việc sử dụng phương pháp nào.

Bước 3: kiểm soát quy trình làm việc

Việc kiểm soát quy trình được thực hiện thông qua các yếu tố:

  • Đơn vị đo lường công việc.
  • Công cụ,phương pháp đo lường.
  • Xác định số lượng điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
  • Xác định phương pháp kiểm tra: các bước kiểm tra, tần suất kiểm tra, người thực hiện, trọng điểm.

Bước 4: xác định các yếu tố cần thử nghiệm

Các yếu tố cần thử nghiệm như: công đoạn, thiết bị sử dụng, tài liệu…

Bước 5: Mô tả các bước thực hiện quy trình

Thiết lập các bước cụ thể của quy trình, kèm theo những yêu cầu cụ thể cần người phụ trách thực hiện.

Bước 6: Hoàn thiện định nghĩa, biểu mẫu và tài liệu kèm theo

Diễn giải chi tiết định nghĩa cùng các thuật ngữ chuyên ngành trong quy trình làm việc. Bên cạnh đó cần làm rõ ràng các biểu mẫu kèm theo để người thực hiện quy trình dễ dàng nắm rõ.

Quy trình khác quá trình như thế nào?

Nhiều người có xu hướng nhầm lẫn giữa quy trình (procedure) và quá trình (process), thậm chí còn cho rằng hai khái niệm này là một. Tuy liên quan mật thiết xong hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau.

Sau đây Lamchutaichinh.vn sẽ chỉ ra những điểm khác nhau giữa quy trình và quá trình một cách tường tận và cụ thể.

Qui trình khác quá trình như thế nào?
Qui trình khác quá trình như thế nào?

Khác biệt về định nghĩa

Định nghĩa quy trình (procedure): quy trình là phương thức xác định để thực hiện một hoạt động, một quá trình đem đến kết quả nhất định. Quy trình thường giải đáp các câu hỏi ai làm? làm cái gì? làm ở đâu? làm như thế nào? bao giờ làm?

Định nghĩa quá trình (process): quá trình là tập hợp các hoạt động theo trình tự được thực hiện để tạo ra một kết quả, kết quả ở đây thường thể hiện bằng sản phẩm, dịch vụ…

Khác biệt về cách thức thể hiện

Cách thức thể hiện của quy trình (Procedure): Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản, mang tính hướng dẫn, rõ ràng và cụ thể.

Cách thức thể hiện của quá trình (process): quá trình thường được thể hiện bằng hành động, là chuỗi các hoạt động theo thứ tự có liên quan tới nhau. Quá trình sử dụng đầu vào ( các yếu tố cần thiết để tạo ra kết quả nhất định) dùng hành động để tạo ra kết quả hay còn gọi là đầu ra.

Khác biệt về đặc điểm

Đặc điểm của quy trình (procedure): có thể nói quy trình là công cụ được tạo ra để quản lý quá trình, một quy trình có thể áp dụng để thực hiện và kiểm soát nhiều quá trình. Quy trình xác định đầu vào và đầu ra cho quá trình, nó có tính bắt buộc, không thể thay đổi. Quy trình mang tính chính xác cao, rõ ràng và cụ thể.

Đặc điểm của quá trình (process): Quá trình là đối tượng để áp dụng qui trình, một quá trình có thể được thực hiện và kiểm soát bởi nhiều qui trình. Quá trình được thực hiện theo trình tự nhưng không mang tính trói buộc như qui trình.

Ngoài quá trình, quy trình còn dễ bị nhầm lẫn với một vài khái niệm khác nên chú ý:

  • Quy trình với lộ trình: lộ trình không mang tính trói buộc thực hiện như qui trình.
  • Quy trình với kế hoạch: kế hoặc có chứa tài chính, tiến độ thực hiện, vì thế mà kế hoạch có chứa qui trình.
  • Quy trình với chương trình: chương trình có chứa sự linh hoạt, mềm dẻo và sáng tạo, không mang tính bắt buộc như qui trình.

Kết luận

Quy trình thực sự là một công cụ hữu ích giúp các hoạt động,công việc diễn ra hiệu quả. Lamchutaichinh.vn hy vọng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được khái niệm quy trình (procedure) và phân biệt được điểm khác nhau giữa qui trình và quá trình, đồng thời hiểu được tầm quan trọng và những giá trị thiết thực mà quy trình mang lại.

2/5 - (4 bình chọn)
Chú ý: Website Làm Chủ Tài Chính không phải ngân hàng, công ty tài chính, công ty bảo hiểm. Chúng tôi chỉ tập hợp những ứng dụng cho vay từ các công ty được cấp phép và hướng dẫn, gợi ý khoản vay phù hợp cho khách hàng!