Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram) là gì? Ý nghĩa ra sao?

0
4617

Data Flow Diagram là gì? Nếu chưa từng làm quen với dạng sơ đồ này hẳn bạn sẽ cảm thấy băn khoăn về ý nghĩa cũng như cách xây dựng một sơ đồ hoàn chỉnh. Công cụ này tuy có thể khó tiếp cận đối với người không quá rành công nghệ bởi nó bao gồm nhiều cấp độ, ký hiệu mang những ý nghĩa khác nhau.

Hy vọng qua bài viết này lamchutaichinh.vn có thể giải đáp những vướng mắc của bạn, giới thiệu đến bạn những lợi ích không thể bỏ qua của Data Flow Diagram đối với hệ thống quản lý tại doanh nghiệp.

Luồng dữ liệu là gì?

Luồng dữ liệu là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong Data Flow Diagram (DFD).

Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) là gì?

Sơ đồ luồng dữ liệu hay còn có tên tiếng Anh là Data Flow Diagram (DFD) là một cách truyền thống mô phỏng các luồng dữ liệu của hệ thống một cách gọn gàng và rõ ràng dưới dạng sơ đồ.

Tại đây, những thay đổi dữ liệu, nơi lưu trữ dữ liệu, đầu vào và đầu ra dữ liệu được miêu tả một cách chặt chẽ, từ đó bạn có thể hình dung được phạm vị và ranh giới của hệ thống một các dễ dàng và chính xác nhất.

Data Flow Diagram được được sử dụng phổ biến vào những năm 1970 trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Larry Constantine và Ed Yourdon đã lần đầu tiên mô tả sơ đồ luồng dữ liệu trong một văn bản cổ.

Từ đó, sơ đồ luồng dữ liệu được ứng dụng và ngày càng được cải tiến để đáp ứng những hệ thống phức tạp hơn và mang lại hiệu quả cao hơn cho người dùng.

Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) là gì?
Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) là gì?

Data Flow Diagram sử dụng những kí hiệu với những ý nghĩa hiển thị riêng biệt như: hình chữ nhật, hình tròn, hình oval, mũi tên và các nhãn văn bản ngắn..để biểu diễn quá trình chuyển vận từ quy trình hay chức năng này sang một quy trình và chức năng khác.

Nhờ vào DFD, bạn có thể hình dung một cách chi tiết quá trình vận hành của bất kỳ hệ thống phức tạp với nhiều thành phần thông tin và quy trình khác nhau, từ đó có cơ sở xác định những giai đoạn kém hiệu quả và cải thiện một cách nhanh nhất có thể.

Tuỳ vào từng mức độ của Data Flow Diagram mà luồng dữ liệu có thể miêu tả cho bạn từ một bức tranh tổng quan về hệ thống đang được vận hành, đến một sơ đồ mang tính chuyên sâu miêu tả cụ thể dữ liệu và mối tương quan giữa chúng. Chính vì thế, sơ đồ luồng dữ liệu có thể ứng dụng ở nhiều lĩnh vực như công nghệ thông tin, kinh doanh..và luôn mang lại hiệu quả.

Vậy những thành phần trong Data Flow Diagram là gì? Hãy cùng lamchutaichinh.vn tìm hiểu ngay sau đây.

Các thành phần trong Data Flow Diagram

Một Data Flow Diagram (DFD) sẽ có 4 thành phần như sau:

  • Quy trình (Process): một quy trình sẽ làm thay đổi dữ liệu đầu vào để tạo dữ liệu đầu ra. Quy trình có nhiều mức độ và chức năng khác nhau. Việc phân chia những quy trình lớn thành những quy trình nhỏ hơn, mức độ chi tiết của quy trình sẽ thể hiện qua cách dữ liệu được xử lý và biến đổi sau từng quy trình.
  • Đơn vị ngoài (External Entity): đây có thể là khách hàng, doanh nghiệp liên kết hoặc công ty con, ngân hàng…các đơn vị ngoài này đóng vai trò trao đổi thông tin với hệ thống chính.
  • Kho dữ liệu (Data store): là nơi lưu trữ dữ liệu cần thiết và dữ liệu được tạo ra trong xuyên suốt quy trình. Cụ thể có thể kể đến như bản biểu, biểu mẫu nhân viên, thống kê hàng hoá, giấy tờ kho bãi, hóa đơn..
  • Dòng dữ liệu (Data Flow): lộ trình di chuyển qua lại giữa dữ liệu và quy trình, đơn vị ngoài và kho dữ liệu sẽ được thể hiện bằng dấu mũi tên.
Các thành phần trong Data Flow Diagram
Các thành phần trong Data Flow Diagram

Phân tích luồng dữ liệu của hệ thống

Trước khi tiến hành lập một sơ đồ luồng dữ liệu, bạn phải phân tích luồng dữ liệu của hệ thống vận hành một cách đầy đủ và logic.

Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) được sử dụng để thực hiện phân tích và phân chia hệ thống thành những quy trình với chức năng nhỏ hơn, ta sẽ có một sơ đồ sơ bộ mà tại đó có thể biết được vị trí cụ thể của mỗi quy trình trong hệ thống và tránh được sự dư thừa hay trùng lặp trong nghiên cứu và quản trị hệ thống. Kết quả của sơ đồ BFD chính là tiền đề cho sơ đồ luồng dữ liệu.

Ý nghĩa của Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram là công cụ hỗ trợ đắc lực để các phân tích viên hệ thống, nhà phân tích dữ liệu, nhóm phát triển kinh doanh, nhóm phát triển sản phẩm .., có thể ứng dụng để mang lại những lợi ích sau đây một cách đơn giản và nhanh chóng:

  • Phân tích: DFD cho phép nhóm phát triển kinh doanh hay nghiên cứu sản phẩm theo dõi được những dữ liệu liên quan đến tương tác giữa khách hàng với sản phẩm, dòng chảy của sản phẩm từ đầu vào đến đầu ra, hiệu quả kinh doanh sản phẩm cũng như sự đón nhận của khách hàng. Việc theo dõi dòng chảy của dữ liệu này sẽ giúp các chuyên viên có thể định hướng mục tiêu cải tiến hoặc điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế.
  • Biểu đạt: đây chính là một phương thức giao tiếp tương đối đơn giản giữa nhà phân tích dữ liệu hệ thống và bất kỳ cá nhân nào có vai trò trong hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin giúp rút ngắn thời gian hình dung luồng dữ liệu một cách đáng kể.
  • Thiết kế hệ thống: sơ đồ luồng dữ liệu sẽ giúp nhà phân tích dữ liệu dễ dàng vạch ra tất cả thông tin liên quan đến hệ thống từ đó có thể kết nối dữ liệu với nhau một cách trực quan. Đây sẽ là tiền đề cho việc thiết lập kế hoạch hoặc cả một hệ thống mới.
  • Nơi lưu trữ dữ liệu và theo dõi dòng dữ liệu: đây là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến hệ thống từ những dữ liệu cần thiết cho từng quy trình đến những dữ liệu đã biến đổi theo dòng chảy của quy trình. Data Flow Diagram sẽ cho thấy những gì xảy ra với một nguồn dữ liệu, khi nào nó được tạo ra, nó đi đến đâu, kết thúc hay lưu trữ tại đâu. Từ đó, khi có nhu cầu cần truy xuất dữ liệu cũng sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Các mức cấp bậc trong sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Các mức cấp bậc trong sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Các mức cấp bậc trong sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sau đây là các mức DFD khác nhau:

DFD mức 0

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 còn được gọi là sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram). Nó được thiết kế một cách đơn giản để hiển thị tổng quan về toàn bộ hệ thống hoặc quy trình.

Ở mức độ này người xem có thể nắm bắt một cách nhanh chóng nơi dữ liệu đầu vào đi qua quy trình chính sau đó biến đổi thành dữ liệu đầu ra, được biểu thị bằng mũi tên đến và đi.

DFD mức 1

Sơ đồ ở mức một sẽ được mô tả một cách cụ thể hơn mức 0 bằng cách phân chia quy trình chính thành các quy trình nhỏ hơn và bổ sung những dữ liệu có liên quan.

Nó cung cấp một các nhìn chi tiết hơn từ sơ đồ ngữ cảnh, tại đây quy trình chính sẽ được thể hiện mối liên hệ với những quy trình nhỏ hơn bằng dấu mũi tên.

DFD mức 2

Đây là mức độ có tính chi tiết hơn, ở đây sơ đồ tiếp tục phân chia những quy trình ở mức 1 thành những quy trình nhỏ hơn và đi kèm với những dữ liệu chi tiết hơn. Các dữ liệu được liên kết với các đơn vị bên ngoài và cơ sở dữ liệu bổ sung.

Tại đây những dữ liệu chi tiết và các mối liên kết với đơn vị bên ngoài sẽ được thêm vào nhằm xây dựng được một sơ đồ luồng dữ liệu mô tả một cách chi tiết nhất hệ thống hiện hành.

Quy trình xây dựng Data Flow Diagram (DFD)

Để xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu đầy đủ và có tính logic, cách đơn giản nhất là dựa vào sơ đồ BFD. Như đã đề cập ở trên sơ đồ chức năng kinh doanh sẽ chia hệ thống thành những phần có chức năng từ lớn đến nhỏ, dựa vào sơ đồ này tuỳ vào mức độ lớn nhỏ và mục đích lập sơ đồ mà lựa chọn DFD với mức phù hợp.

Quy trình xây dựng Data Flow Diagram (DFD)
Quy trình xây dựng Data Flow Diagram (DFD)

Về cơ bản, quy trình xây dựng Data Flow Diagram có 5 bước như sau:

Bước 1: Xây dựng sơ đồ BFD hoàn chỉnh

Đây sẽ là tiền đề cho ta biết từng quy trình lớn nhỏ cụ thể đang ở vị trí nào và mối tương quan giữa chúng trong hệ thống. Khi đã có một cái nhìn tổng quan về hệ thống, DFD sẽ được xây dựng một cách đầy đủ và logic, tránh việc thừa hay chồng chéo dữ liệu.

Bước 2: Xây dựng DFD mức độ 0

Đây là lúc thể hiện tổng quan quá trình kết nối của quy trình chính với dữ liệu cũng như các yếu tố bên ngoài.

Tại đây bạn sẽ phải trình bày được đâu là đầu vào, sau khi đi qua quy trình chính của hệ thống bạn sẽ được đầu ra là gì. Đây là bước đơn giản nhất nhưng đóng vai trò xương sống để phát triển DFD ở những mức tiếp theo.

Bước 3: Mở rộng sơ đồ lên mức độ 1

Từ sơ đồ ngữ cảnh, trên cơ sở chia nhỏ quy trình chính thành những quy trình nhỏ hơn, từ đó sẽ có những luồng dữ liệu, yếu tố bên ngoài và kho dữ liệu tướng ứng với những quy trình đó.

Việc chia nhỏ cũng như thêm những dữ liệu liên quan sẽ làm cho sơ đồ chi tiết hơn và đầy đủ hơn.

Bước 4: Nâng cấp lên mức độ 2

Tương tự như trên, bạn tiếp tục chia nhỏ quy trình từ mức độ 1 sau đó bổ sung những thành phần và dữ liệu cần thiết cho sơ đồ của mình.

Nếu muốn có một DFD với độ chi tiết cao hơn bạn có thể tiếp tục nâng cấp lên mức độ 3 hoặc hơn thế nữa, nhưng thông thường mức độ 2 bạn đã có một sơ đồ dữ liệu đủ chi tiết rồi.

Bước 5: Kiểm tra độ chính xác của DFD

Sau khi đã hoàn thành sơ đồ phân luồng dữ liệu, bạn cần phải kiểm tra lại toàn bộ sơ đồ để chắc rằng bạn không bỏ sót bất cứ quy trình hay dữ liệu nào. Việc kiểm tra nên được thực hiện bởi nhiều người với từng cấp bậc khác nhau để có cái nhìn chi tiết nhất về sơ đồ.

Ngoài ra, hãy kiểm tra sơ đồ có thực sự đủ để đối tác hoặc những người liên quan khác hiểu về hệ thống của bạn khi xem không. Từ đó, có thể kiểm chứng hiệu quả của Data Flow Diagram hoặc phát hiện những sai sót và kịp thời sửa chữa.

Kết luận

Mong là lamchutaichinh.vn đã giải đáp thắc mắc của bạn về Data Flow Diagram là gì, ý nghĩa và hiệu quả mà sơ đồ này có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn qua bài viết này.

Đây sẽ là một công cụ hỗ trợ cực kỳ hữu dụng để bạn thiết lập và cải thiện hệ thống. Chúc bạn xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu thành công.

Thông tin được biên tập bởi Lamchutaichinh.vn

5/5 - (1 bình chọn)